Jak wygląda organizacja konferencji semKRK od kuchni?

semkrk

Wydawałoby się, że cierpimy na nadmiar spotkań branżowych, prawda? Nic bardziej mylnego, bo na wiele z nich brakuje chętnych. Proste ćwiczenie możesz zrobić sam – zapytaj znajomych, na jakiej byli ostatnio konferencji lub dlaczego dawno nie byli. Wielu z nich podkreśla niski poziom czy koszty nieadekwatne do otrzymanych korzyści. Organizując semKRK, wzięliśmy pod uwagę liczne opinie, które do nas docierały, tworząc wydarzenie, w którym sami chcielibyśmy wziąć udział. 

semKRK opiera się na kilku najważniejszych czynnikach: niezależności, niskiej cenie, wysokim poziomie merytorycznym prelegentów i okazji do networkingu. Chcieliśmy stworzyć warunki do rozmów branżowych (i nie tylko) w kuluarach czy podczas after-party. Patrząc na błyskawiczne tempo, w jakim wyprzedają się bilety, chyba nam się to udało. 

organizacja semKRK od kuchni

Jak zapełnić, ale nie przepełnić sali

Przez kilka edycji wydarzenie urosło do pełnego etatu i zaangażowania wielu osób w agencji. Po pierwsze overbooking: za każdym razem na małych edycjach mimo 320 miejsc na sali, brakuje biletów. To kłopot, bo przez ostatni miesiąc przed wydarzeniem otrzymujemy niemal codziennie pytanie o bilety. 

Pierwsze edycje semKRK były bezpłatne i na własnej skórze nauczyliśmy się zasady, że jeśli wydarzenie jest bezpłatne, możesz spodziewać się około 50% osób zapisanych na liście. Jeśli było dobre i robisz je kolejny raz, ta liczba magicznie się zmienia. Zapisanie nadmiarowej ilości osób może oznaczać duży problem. Wyzwaniem jest wypośrodkowanie właściwej liczby biletów – trzeba wziąć pod uwagę, że część osób z przyczyn losowych może się nie pojawić, ale nie jest to regułą. Dodatkowe bilety ponad określoną liczbę należy więc dawkować bardzo ostrożnie. 

Każda osoba z organizacji powinna wiedzieć wszystko: od podstawowych kwestii, jak umiejscowienie toalety, przez agendę, po miejsce, gdzie partnerzy mogą rozstawić swoje stoiska. Wprowadziliśmy listę FAQ i spotkania organizacyjne przed wydarzeniem, wcześniej też pakujemy materiały, które przewozi w dniu wydarzenia profesjonalna firma. Partnerzy powinni też wiedzieć, co przygotowują inni do welcome packów – uczestnicy chcieliby otrzymać coś przydatnego lub coś, co ich zaskoczy.

Protip: dobrze wykonane naklejki na laptopa to gorący materiał. Publiczność bardziej od ulotek zapamięta też to, czym się wyróżnisz: nietypowy krój goodie bags na materiały od sponsorów, solidne etui na karty bankomatowe, bidon na wodę, albo… drinki z palemką. 

organizacja semKRK od kuchni_stoisko Senuto
organizacja konferencji SEO/SEM – stoiska

Staramy się także, aby na każdym semKRK uczestnicy dostali coś dodatkowo – kupony na bezpłatne napoje w trakcie wydarzenia, bezpłatne piwo na after party, napoje energetyczne, pizzę czy kody rabatowe od naszych partnerów. Mile widziane jest także coś, co zaskoczy uczestników. Na semKRK #12 BIG prelegentów zapowiadał…Tomasz Knapik.

organizacja konferencji SEM od kuchni – dodatkowe benefity dla uczestników
organizacja semKRK od kuchni – afterparty

Współpraca z partnerami i patronami

Rozbudowana siatka partnerów i patronów jest bardzo ważnym elementem każdego wydarzenia. Dzięki zaprzyjaźnionym redakcjom, mamy możliwość dotarcia do jeszcze większej liczby potencjalnych uczestników. Od wydawnictw w ramach współpracy otrzymujemy książki i magazyny branżowe, które są przeznaczone jako nagrody dla uczestników. Honorowy patronat DIMAQ czy iab Polska podnosi rangę wydarzenia oraz zwiększa jego zasięg, dzięki udostępnianiu treści w mediach własnych poszczególnych partnerów. 

organizacja konferencji SEM od kuchni – współprace

Wszystko, co może pójść źle, pójdzie źle

Nietypowych sytuacji było wiele: od problemu z zamówieniem pizzy dla 300 gości na raz po zaplanowanie afterparty – nigdy nie możemy przewidzieć, ile osób się pojawi, a brak miejsca nie ucieszy nikogo. Nieraz mimo wyraźnych ustaleń, mieliśmy za mało miejsc od managera danego klubu, a kiedyś ostatnie wychodzące osoby poproszono o … zamknięcie rachunku, który był wyraźnie ustalony na płatność przelewem po imprezie. Dobrze, że byłem obecny wśród tej grupy, podwójnie dumny, że dotrwałem do końca. Innym razem jedna z agencji odwołała zakup sporej puli biletów, bo kilka dni po fakcie odkryła, że zaczynamy barcamp dopiero wieczorem. Na szczęście bilety rozeszły się momentalnie.

Wszystkie materiały, które będą potrzebne na wydarzeniu, najlepiej zamówić z dużym wyprzedzeniem. W grę wchodzi tu czynnik ludzki, dlatego trzeba pamiętać o wystąpieniu możliwych problemów. Podczas jednej edycji mieliśmy kulminację różnych pomyłek – otrzymaliśmy opaski na rękę dla uczestników z nieprawidłowymi logotypami sponsorów, drukarnia nie wysłała wszystkich bloczków na piwo, a kolejna firma pomyliła adres wysyłki roll upów. Warto tutaj pamiętać o prawie Murphy’ego i wziąć poprawkę na możliwe pomyłki i błędy. 

Poznaj swoich gości

Musisz doskonale wiedzieć, kto będzie na sali. Osobiście sprawdzam prezentacje z dużym wyprzedzeniem, skupiając się nie tylko na stałym powiększaniu fontów, jakości zrzutów ekranowych i czytelności, ale również ocenie merytorycznej. Mamy o tyle pod górkę, że pół naszej widowni to SEO, a drugie pół PPC – dlatego dywersyfikujemy tematy, wybieramy wspólnie ciekawe dla odbiorcy (czytaj: bardzo mocno się staramy!). Postaw się w roli odbiorcy – jeśli jest w branży rok lub 5 lat, to czy znajdzie dla siebie coś ciekawego na wydarzeniu? Nie bój się pisać, że to podstawy albo opisać dokładnie, dla kogo jest Twoje wydarzenie. 

organizacja semKRK od kuchni – poznaj swoich gości

Przyciągnij uwagę innych

Przed semKRK wysyłamy Złote Bilety, które później ich adresaci umieszczają w social media, zwiększając zasięg organiczny wydarzenia. Dodatkowym elementem, przyciągającym uwagę innych jest rozdanie nagród semKRK awards. Nagrody przyznawane są w 3 kategoriach: Najlepsza kampania Google Ads, Najlepsza kampania SEO i najlepsza kampania e-commerce. Sędziowie, składający się głównie z prelegentów semKRK, przyznają punkty, wybierając kampanię, która ich zdaniem najbardziej zasługuje na wygraną. Rozdanie nagród ma miejsce podczas semKRK BIG

Sprawdź Case Study Senuto & Pracuj.pl nagrodzone III miejscem semKRK awards w 2018 roku >

organizacja semKRK od kuchni – semKRK Awards
organizacja semKRK od kuchni – semKRK Awards

Na tropie ciekawych prelegentów

Jak wybrać prelegentów? Najlepiej aktywnie żyć w branży i po prostu ich dobrze znać. Przyjmujemy zasadę, że nasza społeczność chce merytorycznej wiedzy, a nie branżowych celebrytów, czy osób, które występują zawodowo. Wydaje mi się, że przewaga show nad merytoryką to temat dla mniej wymagającej publiczności. Edycje tradycyjne to ostatnio same nowe osoby – nigdy nie występujące u nas, ale sprawdzone.

Zapraszaliśmy już na scenę osoby nieprzygotowane do wystąpień publicznych, które zbierały świetne noty, bo merytoryka była warta kilku potknięć. Dobrze sprawdza się też ankieta, w której pytamy o potencjalnych specjalistów wartych zaproszenia. Jeśli szukasz prelegentów, musisz wiedzieć, że większość z nich nie zgłosi się sama. Tylko część aktywnie poszukuje konferencji, na której może wystąpić. My natomiast staramy się szukać nowych twarzy. Osób, które mają wiedzę, potrafią ją przekazać, a semKRK będzie jednym z pierwszych miejsc, gdzie zdobędą doświadczenie sceniczne

organizacja semKRK od kuchni – prelegenci

Na edycje BIG zapraszamy natomiast najlepszych prelegentów z poprzednich edycji (oceny z ankiet), uzupełniając kilkoma anglojęzycznymi wystąpieniami czy gościem specjalnym. Jak widać, znów działa idealnie prosta zasada: dywersyfikacja. semKRK to budowanie społeczności, której trzeba słuchać i w niej uczestniczyć. Dlatego aktywnie rozmawiamy z innymi organizatorami wydarzeń o podobnej tematyce i staramy się różnicować program i dobór prelegentów. 

Znalezienie prelegenta nie jest prostym zadaniem, na wystąpienie niektórych czekam już kilka edycji i nadal się nie poddaję. Taką mieszankę działań uzupełnij dobrze rozreklamowanym call-for-papers, czasem trafisz na prelegentów aktywnych w social media, którzy poza dobrym tematem przyniosą też zasięgi, a czasem dla kogoś przyczajonego będzie to okazja, żeby pokazać się szerszej publiczności.

organizacja semKRK od kuchni – zespół Senuto

Jak docenić prelegentów?

Nie ukrywam, że ciągle szukamy tu idealnego rozwiązania. Typowo barcampy opierają swoją ideę o wystąpienia w zamian za możliwość dotarcia do uczestników. Problem w tym, że nie każde wydarzenie potrafi odpowiednio wzmocnić ten przekaz. Rozwiązania są proste: od livestream, przez nagrania publikowane dalej, wywiad z prelegentem po paczki grafik do użytku w social media. My przeprowadzamy jeszcze własny wywiad z prelegentem oraz staramy się polecać ich dalej zaprzyjaźnionym wydarzeniom. Każdy prelegent semKRK ma też okazję zaistnieć jako sędzia semKRK awards.

Dodatkowo na kolejnym dużym semKRK wreszcie zaplanowaliśmy gamifikacjęnagrody pieniężne dla prelegentów oraz jeszcze kilka niespodzianek. Nawet prosty podarunek, czyli w naszym przypadku kufel z logo semKRK od jednego z naszych partnerów, jest bardzo miło doceniany.

organizacja semKRK od kuchni – nagrody dla prelegentów

Zgodnie z literą prawa

Dmuchaj na zimne i traktuj poważnie wszystkie prawne aspekty organizacji wydarzenia. Mieliśmy już przypadek uczestnika, który w dosyć agresywny sposób miał pretensje o newsletter, na który sam wyraził zgodę. Żeby było ciekawiej, był to zaproszony gość od partnera, który wysoko oceniał samo wydarzenie. Podstawa to regulamin imprezy, polityka prywatności, klauzule pod RODO i pilnowanie, aby listy gości nie trafiały do śmieci, tylko do dobrej niszczarki. Dodatkowo, organizując wydarzenie zadbaj o polisę OC na okoliczność organizacji imprez, odpowiadasz za bezpieczeństwo dużej grupy ludzi i musisz być przygotowany na różne ewentualności. 

Na koniec ciekawostka – niektóre kluby czy imprezy przybijają pieczątki w celu identyfikacji, nie myśląc o obecności metali ciężkich w tuszu czy potencjale na reakcję alergiczną. Nam nie udało się znaleźć tuszu nadającego się na skórę innego niż UV i odpuściliśmy temat.

Organizuj i działaj

Organizacja wydarzenia wiąże się z wieloma elementami, o których musisz pomyśleć oraz z takimi, o których pomyślisz dopiero w dniu eventu. Warto wcześniej przygotować sobie harmonogram działań oraz najważniejsze punkty – przed i w trakcie wydarzenia będziesz tylko kolejno je odhaczał, aby nic nie umknęło Twojej uwadze. Dobór merytorycznych prelegentów oraz przyjazna atmosfera networkingu to dwa kluczowe elementy sukcesu. Zadbaj o nie, a uczestnicy na pewno docenią Twój event. 

Zobacz, jak było na semKRK BIG 12!

Przeczytaj również…

Podziel się wiedzą!

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest